第一章 总则
第一条 根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）要求，为进一步规范公文处理工作，结合学校实际，特制订本细则。
第二条 菏泽学院公文是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 本细则适用于学校一级的公文处理，各单位的公文处理，参照本细则执行。
第四条 公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 学校领导及各单位负责人应高度重视公文处理工作，严格遵守相关要求，并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。
第六条 学院办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作，并指导各单位的公文处理工作。
第二章 行文规范
第七条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第八条 公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。
第九条 学校主要公文种类有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求各单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复各单位的请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十一条 学院办公室根据校党委和校行政授权，可以向各单位行文。
第十二条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。
第十三条 “报告”不得夹带请示事项。
第三章 公文格式
第十四条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）秘密公文应当在首页发文机关名称左上方标明“绝密”、“机密”或“秘密”字样；“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号。
（二）紧急公文应当在首页发文机关名称左上标明“特急”或“急件”。
（三）发文字号包括机关代字、年份、序号。
（四）签发人只用于上行文。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。
（七）公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号，附件的序号和名称前后标识应一致。
（八）成文时间，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。标识在正文之下，空两行右空4字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（九）校发公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印制日期。
第十五条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm× 297mm），左侧装订。
第十六条 校发公文格式纸共分五种：
（一）以学校党委会、院长办公会名义发出的公文使用“菏泽学院会议纪要”格式纸。
（二）以学校党委名义发出的公文一律使用“中共菏泽学院委员会文件”格式纸。
（三）以学校行政名义发出的公文使用“菏泽学院文件”格式纸。
（四）以学校办公室名义发出的公文使用“菏泽学院办公室文件”格式纸。
（五）以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，使用“菏泽学院”格式纸。
第十七条 除会议纪要、请柬等不加盖印章以外，公文一般应加盖公章。加盖印章应上距正文２mm～４mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。
第十八条 校发公文排版规格是：
（一）公文用纸天头（上白边）为37mm，左侧订口为 28mm，版心尺寸为156×225mm。
（二）公文书写形式从左至右横排、横写，其标识第一层为“一、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。
（三）公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。
（四）正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
（五）签发人、主送机关、附注、附件用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
（六）页码用４号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。
第四章 发文办理
第十九条 发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、复核、印制、用印、分发等程序。
第二十条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（四）使用国家法定计量单位。
（五）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（六）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十一条 公文送领导签发前，应当由学院办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合本细则的规定等。
第二十二条 在校领导签发后，学院办公室要进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
学校公文要求编排美观，印刷字迹清晰，装订整齐。
第五章 收文办理
第二十三条 收文办理指学院办公室对收到的公文的办理过程，包括审核、登记、拟办、批办、承办、催办、签发等程序。
第二十四条 收到上级机关或校外其他部门下发或交办的公文，由学院办公室专人登记并填写“文件呈批表”，学院办公室提出拟办意见后请有关校领导阅示或者交有关部门办理。
紧急公文，应当明确办理时限。
第二十五条 学院办公室收到领导批示的文件后，应按照批示意见及时处理。
第二十六条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回学院办公室并书面说明理由。
第二十七条 送负责人批示或交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第六章 公文管理
第二十八条 公文办理完毕后，应当根据国家法律法规及时将公文形成过程中的重要稿件、定稿、正本和有关材料整理立卷。
第二十九条 归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），要保证档案齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。案卷标题应当准确反映卷内公文的作者、内容和文种。
第三十条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第七章 附则
第三十一条 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十二条 学院办公室对学校下发和转发公文的贯彻情况，应当进行督促检查。
第三十三条 本细则由学院办公室负责解释。
第三十四条 本细则自发文之日起施行。